In tutti gli uffici è indispensabile avere apparecchiature professionali in grado di funzionare efficacemente. Per massimizzare i tempi di produzione, qualunque professionista o azienda deve disporre di attrezzature valide, senza essere costretto a spendere cifre eccessive. Per questo motivo è bene avere un preventivo per una o più fotocopiatrici , per valutare quale sia la ditta che offra il miglior rapporto prezzo qualità. Prima di tutto è utile avere già un’idea dell’apparecchio da acquistare, perché l’offerta è talmente ampia che si rischia di perdersi. Il primo passo per trovare la fotocopiatrice giusta è decidere se acquistarla a colori o in bianco e nero. Ma ancora prima di guardare i prezzi bisogna considerare l’affidabilità e la serietà dell’azienda, perché il servizio post vendita deve essere ineccepibile. Si tratta di apparecchi che devono lavorare tutto il giorno, perciò soggetti ad usura ed eventuali danni, quindi l’assistenza deve essere tempestiva e sul posto. Garanzia e servizi sono un aspetto da non sottovalutare mai.
La soluzione ideale per ogni dimensione d’impresa
Prima di farsi fare un preventivo per fotocopiatrici bisogna avere le idee chiare, soprattutto se occorrono più apparecchi da collocare in azienda. Alle ditte medio-grandi con molti dipendenti non basterà avere solamente una fotocopiatrice, anche perché può guastarsi. L’utilizzo dipende dall’attività lavorativa svolta, ma comunque non bisognerebbe mai risparmiare sulla qualità per non trovarsi dopo a fare i conti con pezzi di ricambio da sostituire o consumabili da dover ordinare chissà dove. Un ufficio che non ha bisogno di fare molte fotocopie al giorno può optare per una stampante multifunzione che mediante lo scanner faccia anche le fotocopie. In questo modo si avrà un apparecchio adatto a molti usi, che però per le fotocopie non sarà mai funzionale quanto una fotocopiatrice. Le stampanti multifunzione laser sono una via di mezzo e nascono soprattutto per stampare grandi quantità di cose a poco prezzo.
Quando la decisione è stata presa è il momento di farsi fare un preventivo per l’acquisto di fotocopiatrici da diverse aziende, scelte in base a criteri di serietà e affidabilità. Possibilmente non devono essere eccessivamente distanti dalla sede di lavoro e soprattutto devono offrire un servizio di assistenza on-site. Il preventivo offerto deve essere molto chiaro nell’ambito dell’assistenza e offrire i migliori tecnici in tempi rapidissimi per minimizzare i tempi morti di lavoro. Il contratto di assistenza tecnica solitamente offre un costo proporzionale ai servizi. Il più usato garantisce la manodopera e tutti pezzi di ricambio necessari per riportare la macchina in funzione e sono esclusi solamente i materiali di consumo. In alternativa l’assistenza può essere offerta solamente per quel che guarda la manodopera e il diritto di chiamata, escludendo i materiali di consumo e i pezzi di ricambio. L’assistenza si può estendere al software, perché anche quello si può guastare in una fotocopiatrice.
L’importanza di un servizio di assistenza tecnica a 360°
L’ideale per i grandi uffici è scegliere un’assistenza completa che oltre al diritto di chiamata, la manodopera, i pezzi di ricambio e l’assistenza sul posto, includa i consumabili. L’unica cosa che viene esclusa da questo tipo di contratto è la carta e solitamente si paga mediante un canone mensile e un costo copia. L’aspetto dell’assistenza è molto importante quando ci si fa fare un preventivo fotocopiatrici, ma naturalmente non è l’unico. Chi non è molto pratico di hardware può riferire al rivenditore a cosa gli deve servire l’apparecchio per farsi consigliare sulla macchina giusta al prezzo migliore. I prezzi delle fotocopiatrici professionali sono molto elevati e alcune aziende preferiscono noleggiarle o comprarle usate. Ogni anno vengono immessi sul mercato tanti prodotti che quelli più datati si svalutano rapidamente, sebbene siano sempre funzionanti.